Isikuandmete töötlemine

 
 
Isikuandmed on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need andmed on.
 
Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
 
Saue Vallavalitsus töötleb isikuandmeid selleks, et täita erinevate õigus- ja haldusaktidega Saue vallale pandud ülesandeid. Isikuandmete töötlemisel järgime isikuandmete kaitse üldmääruses sätestatud põhimõtteid.
 
Küsimustega, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega vallavalitsuses, palume pöörduda meie andmekaitsespetsialisti poole aadressil mare.rabi@sauevald.ee
 

Veebileht ja telefon

Saue valla veebilehe külastamisel me külastaja kohta andmeid ei kogu ega säilita.
 
Saue Vallavalitsuse lauatelefoni 654 1145 kõnesid salvestatakse õigusaktidest tulenevate avalike ülesannete täitmiseks, et tagada klientidele parem teeninduskvaliteet ja nõustamine ning vältida või lahendada hilisemaid arusaamatusi ja vaidlusi telefoni teel toimunud nõustamise ja edastatud andmete kohta. Sissetuleva telefonikõne salvestamisel teavitatakse helistajat automaatselt salvestamisest kõne alguses. Väljamineva telefonikõne alguses teavitab kõnet alustav teenistuja kõne adressaati, et kõne salvestatakse hilisemate arusaamatuste vältimiseks. Vallavalitsusel ei ole õigust kõne salvestist kasutada, kui kõne adressaati ei ole kõne alguses kõne salvestamisest teavitatud. Telefonikõnede salvestisi säilitatakse 60 kalendripäeva teenuseosutaja kõnesalvestussüsteemis ning kustutatakse pärast seda automaatselt.
 

Turvakaamerad

Turvakaamerad jälgivad avalikku ruumi Laagris Veskitammi 8 hoone (Laagri Kultuurikeskus) ümbruse pargialal ning sellega piirnevates kahes bussipeatuses, Saue linnas Keskuse pargis ja jaanituleplatsil, samuti linna sissesõitudel. Turvakaamerate salvestatavale videopildile jäävad identifitseeritavad isikute kujutised ning sellega seoses toimub isikuandmete töötlemine kahel eesmärgil ja alusel: üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkti f alusel vara kaitseks valla omandis oleva hoone ümbruses ning korrakaitseseaduse § 572 lõike 1 alusel avalikus kohas käitumise nõuete tagamiseks. Kaamerate salvestatavat pilti ei edastata avalikult veebilehe kaudu ega muul viisil. Samuti ei jälgita kaamerapilti pidevalt. Videosalvestist vaadatakse vaid valla vara vastase kuriteo või avaliku korra rikkumise toimepanemisel toimepanija isiku ning toimepanemise asjaolude tuvastamiseks. Salvestist säilitatakse 30 kalendripäeva.
 
Videosalvestistega on õigus tutvuda ning saada sellest väljavõtet. Kui eraisik soovib tutvuda tema kujutisega videosalvestisega või soovib sellest väljavõtet, siis tohib seda võimaldada vaid viisil, mil teised videosalvestisel kujutatud isikud on töödeldud tuvastamatuks, st kogu isiku kujutis (mitte ainult nägu) peab olema muudetud uduseks vms. Kui teiste isikute tuvastamatuks töötlemine ei ole tehniliselt võimalik, siis ei võimaldata eraisikust taotlejal videosalvestisega tutvumist ilma teiste videosalvestisel kujutatud isikute nõusolekuta.
 
Isikuid teavitatakse kaamerate vaatevälja jäävasse alasse sisenemisest teavitussiltidega, millel on kujutatud kaamera pilt tekstiga „VIDEOVALVE".
 

Kirjad

Kõik füüsiliste isikute edastatud kirjad (selgitustaotlused, märgukirjad, teabenõuded jms) sisaldavad isikuandmeid (nimi, aadress, kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldus jms). Samuti võib isikuandmeid sisaldada juriidiliselt isikult või ametiasutuselt saabunud kiri. Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või kirja pädevale asutusele edastamiseks. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Need kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
 
Saue Vallavalitsusele on võimalik kirju edastada järgmistel viisidel: käsipost, lihtpost, tähitud post, e-kiri, DHX ja ADIT. Kõik kirjad registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kui kiri sisaldab eriliiki isikuandmeid või muid andmeid, millele juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, siis kehtestame sellele juurdepääsupiirangu. Füüsilise isiku saadetud kirjale reeglina dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata selles sisalduvate  isikuandmete tõttu. Dokumendiregistris kuvatakse kirja metaandmed (number, pealkiri, kuupäev) ning isiku nimi, kui kirja saatja on juriidiline isik või sõna „eraisik", kui kirja saatja on füüsiline isik.
 

Dokumendid

Isikuandmeid võivad sisaldada Saue Vallavalitsuses menetletavad dokumendid: Saue valla haldusorganite (vallavalitsus ja volikogu) antavad üksikaktid (korraldused ja otsused) ning nende alusdokumendid, sh isikute avaldused ja taotlused ning nende lisad.
 
Kõik dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Isikuandmeid (isiku nimi, isikukood, elukoht, kontaktandmed) ning eraelulist teavet ja eriliiki isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda. Vaid isiku nime või isiku nime ja isikukoodi või sünniaega sisaldavale üksikaktile on võimaldatud juurdepääs dokumendiregistri kaudu. Isikukoodi avalikustamisel järgime Andmekaitse Inspektsiooni veebilehel avaldatud „Isikukoodi kasutamise juhendit".
 
Teabenõude korras võib taotleda ka sellise dokumendi väljastamist, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang. Avalikus dokumendiregistris on näha dokumentide metaandmed (number, pealkiri, kuupäev) ning juurdepääsupiirangu olemasolul selle kehtestamise alus.
 
Erinevaid dokumente ja üksikakte, ka isikuandmeid sisaldavaid, edastame seaduse alusel vajadusel teadmiseks või menetlemiseks vastavatele asutusele (nt kohtutele, politseile, ministeeriumitele jne).
 

Kandideerimisdokumendid 

Isikuandmeid sisaldavad kõik töökohale või ametikohale kandideerimisega seotud dokumendid.
 
Kandideerimisega seotud kirjavahetus ja dokumendid registreeritakse dokumendiregistris. Kandideerimisdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata ning need dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave isiku kandideerimise kohta. Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik ja kõigi teenistujate nimed ning ametikohad ja haridus koos ametijuhendiga avaldatakse kodulehel.
 
Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame teenistujatele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga. Kandideerimisdokumente säilitame ühe aasta.
 

Isikuandmete edastamine teisele asutusele ja isikule

Isiku nõusolekuta saame isikuandmeid edastada kolmandatele isikutele, kes vajavad nimetatud andmeid õigusaktidega ettenähtud ülesande täitmiseks. 
 
Seaduse alusel edastab vallavalitsus kogutud andmeid järgmistele andmekogudele ja infosüsteemidele:
  • Rahvastikuregister
  • Riiklik sotsiaalregister (STAR)
  • E-toimik: väärteomenetlejate portaal
  • Lemmikloomaregister

Tagasi / üles

Kogutud isikuandmete säilitamine

Isikuandmeid sisaldavaid dokumente säilitatakse Saue Vallavalitsuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja jooksul. Kirjavahetust säilitatakse viis aastat. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel vastava kalendriaasta lõpus. Rahvusarhiivi poolt  arhiiviväärtusega dokumentideks hinnatud dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. 
 

Õigus enda andmetega tutvuda ja nõuda ebaõigete andmete parandamist 

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda, esitades vastava taotluse vallavalitsusele.  Teabe esitame mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist.
 
Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peame enne andmete väljastamist veenduma taotleja isikusamasuses. 
 
Andmete väljastamisest keeldume, kui see võib:
  • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
  • kahjustada riiklikku julgeolekut;
  • takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
 
Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist, esitades vastava taotluse.
 

Juurdepääs ehitusprojektidele

Ehitus- ja kasutuslubade menetlemisel esitatakse vallale ehitusprojekte, mida vald säilitab ehitise toimikus kuni ehitise hävimise või lammutamiseni. 
 
Ehitusprojektid on autoriõiguse seaduse § 4 lg 3 p 14 kohaselt autorõigusega kaitstavad teosed. Autoriõigused kehtivad autori eluea ning 70 aastat pärast tema surma. Ehitusprojektidele ei ole tulenevalt nende autoriõiguslikust kaitsest igaühel vaba juurdepääsu. 
 
Avaliku teabe seaduse § 31 lg 5 sätestab, et teave, millele on seadusega kehtestatud juurdepääsupiirang või millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud, sealhulgas teave, millele juurdepääsu võimaldatakse seaduse alusel üksnes õigustatud huvi korral või millele juurdepääsuks on seadusega kehtestatud eritingimused, kord ja viisid, ei ole üldiseks kasutamiseks. Sama seaduse § 4 lg 3  kohaselt peab teabele juurdepääsu võimaldamisel olema tagatud autoriõiguste kaitse. Autoriõiguse seaduse § 12 lg 1 p 6  kohaselt kuulub autori isikliku õiguse hulka õigus otsustada, millal teos on valmis üldsusele esitamiseks ehk õigus teose avalikustamisele. Kuna ehitusprojektide esitamisel vallale ei ole autori poolt antud õigust teost üldsusele avalikustada, siis vallal ei ole õigus ehitusprojekte üldiseks kasutamiseks avalikustada selliselt, et igaüks vabalt sellega tutvuda saaks. Autori varaliste õiguste hulka kuulub autoriõiguse seaduse § 13 lg 1 p 1 ja 2 kohaselt autori õigus oma teost reprodutseerida (teha koopiad) ning teost levitada. Ehitusprojekti vallale menetluseks esitamisega ei ole vallale antud edasi nimetatud õigusi. Autoriõiguse seaduse § 18 lg 2 p 1 kohaselt ei ole autori nõusolekuta ja autoritasu maksmiseta ka isikliku kasutamise eesmärkidel lubatud reprodutseerida arhitektuuri- ja maastikuarhitektuuriteoseid. Seega ei ole vallal võimalik ka teabenõude korras ehitusprojektidest koopiad väljastada.
 
Tulenevalt eeltoodust on vallavalitsuse dokumentide loeteluga kehtestatud ehitusprojektidele juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 19 ning autoriõiguse seaduse § 12 lg 1 p 6  alusel. Põhjendatud huvi korral on ehitusprojektiga võimalik tutvuda vallavalitsuses kohapeal, kuid koopiad ehitusprojektidest vallavalitsus projekti autori nõusolekuta ei väljasta.