Isikuandmete töötlemine

Isikuandmed on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need andmed on.

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Saue Vallavalitsus töötleb isikuandmeid selleks, et täita erinevate õigus- ja haldusaktidega Saue vallale pandud ülesandeid. Isikuandmete töötlemisel järgime isikuandmete kaitse seaduses sätestatud põhimõtteid.

Saue valla veebilehe külastamisel me külastaja kohta andmeid ei kogu ega säilita.

Saue Vallavalitsuse lauatelefonide 654 1144 ja 654 1145 kõnesid salvestatakse õigusaktidest tulenevate avalike ülesannete täitmiseks, et tagada klientidele parem teeninduskvaliteet ja nõustamine ning vältida või lahendada hilisemaid arusaamatusi ja vaidlusi telefoni teel toimunud nõustamise ja edastatud andmete kohta. Sissetuleva telefonikõne salvestamisel teavitatakse helistajat automaatselt salvestamisest kõne alguses. Väljamineva telefonikõne alguses teavitab kõnet alustav teenistuja kõne adressaati, et kõne salvestatakse hilisemate arusaamatuste vältimiseks. Vallavalitsusel ei ole õigust kõne salvestist kasutada, kui kõne adressaati ei ole kõne alguses kõne salvestamisest teavitatud. Telefonikõnede salvestisi säilitatakse 60 kalendripäeva teenuseosutaja kõnesalvestussüsteemis ning kustutatakse pärast seda automaatselt.

Turvakaamerad jälgivad avalikku ruumi Laagris Veskiammi 8 hoone (Saue Valla Kultuurikeskus) ümbruse pargialal ning sellega piirnevates kahes bussipeatuses. Turvakaamerate poolt salvestatavale videopildile jäävad identifitseeritavad isikute kujutised ning sellega seoses toimub isikuandmete töötlemine, kahel eesmärgil ja alusel: isikuandmete kaitse seaduse § 14 lõike 3 alusel vara kaitseks valla omandis oleva hoone ümbruses; isikuandmete kaitse seaduse § 10 lõike 2 ning korrakaitseseaduse § 572 lõike 1 alusel avalikus kohas käitumise nõuete tagamiseks. Kaamerate salvestatavat pilti ei edastata avalikult veebilehe kaudu ega muul viisil. Samuti ei jälgita kaamerapilti pidevalt. Videosalvestist vaadatakse vaid valla vara vastase kuriteo või avaliku korra rikkumise toimepanemisel toimepanija isiku ning toimepanemise asjaolude tuvastamiseks. Salvestist säilitatakse 30 kalendripäeva.

Videosalvestistega on õigus tutvuda ning saada sellest väljavõtet isikuandete kaitse seaduses sätestatud alustel.  Kui eraisik soovib tutvuda tema kujutisega videosalvestisega või soovib sellest väljavõtet, siis tohib seda võimaldada vaid viisil, mil teised videosalvestisel kujutatud isikud on töödeldud  tuvastamatuks,  st kogu isiku kujutis (mitte ainult nägu) peab olema muudetud uduseks vms. Kui teiste isikute tuvastamatuks töötlemine ei ole tehniliselt võimalik, siis ei võimaldata eraisikust taotlejal videosalvestisega tutvumist ilma teiste videosalvestisel kujutatud isikute nõusolekuta.

Isikuid teavitatakse kaamerate vaatevälja jäävasse alasse sisenemisest teavitussiltidega, millel on kujutatud kaamera pilt tekstiga „VIDEOVALVE".

Kirjad

Kõik füüsiliste isikute poolt edastatud kirjad (selgitustaotlused, märgukirjad, teabenõuded jms) sisaldavad isikuandmeid (nimi, aadress, kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldus jms). Samuti võib isikuandmeid sisaldada juriidiliselt isikult või ametiasutuselt saabunud kiri. Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või kirja pädevale asutusele edastamiseks.

Saue Vallavalitsusele on võimalik kirju edastada järgmistel viisidel: käsipost, lihtpost, tähitud post, e-kiri, DVK ja ADIT. Kõik kirjad registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kui kiri sisaldab delikaatseid isikuandmeid või muid andmeid, millele juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, siis kehtestame sellele juurdepääsupiirangu. Füüsilise isiku poolt saadetud kirjale reeglina dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata, selles sisalduvate  isikuandmete tõttu. Dokumendiregistris kuvatakse kirja metaandmed (number, pealkiri, kuupäev) ning isiku nimi, kui kirja saatja on juriidiline isik või isiku initsiaalid, kui kirja saatja on füüsiline isik.

Dokumendid

Isikuandmeid võivad sisaldada Saue Vallavalitsuses menetletavad dokumendid - Saue valla haldusorganite (vallavalitsus ja volikogu) poolt antavad üksikaktid (korraldused ja otsused) ning nende alusdokumendid, sh isikute avaldused ja taotlused ning nende lisad.

Kõik dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Isikuandmeid (isiku nimi, isikukood, elukoht, kontaktandmed) ning eraelulist teavet ja delikaatseid isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda. Vaid isiku nime või isiku nime ja isikukoodi või sünniaega sisaldavale üksikaktile on võimaldatud juurdepääs dokumendiregistri kaudu. Isikukoodi avalikustamisel järgime Andmekaitse Inspektsiooni veebilehel avaldatud „Isikukoodi kasutamise juhist".

 

Teabenõude korras võib taotleda sellise dokumendi väljastamist, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut. Avalikus dokumendiregistris on näha dokumentide metaandmed (number, pealkiri, kuupäev) ning juurdepääsupiirangu olemasolul selle kehtestamise alus.

Erinevaid dokumente ja üksikakte, ka isikuandmeid sisaldavaid, edastame seaduse alusel vajadusel teadmiseks või menetlemiseks vastavatele asutusele (nt kohtutele, politseile, Harju Maavalitsusele, ministeeriumitele jne).

Kandideerimisdokumendid

Isikuandmeid sisaldavad kõik töökohale või ametikohale kandideerimisega seotud dokumendid.

Kandideerimisega seotud kirjavahetus ja dokumendid registreeritakse dokumendiregistris, kus kuvatakse dokumentide metaandmed (number, pealkiri ja kuupäev) ja kandidaadi initsiaalid. Kandideerimisdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata ning need dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave isiku kandideerimise kohta. Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik ja kõigi teenistujate nimed ning ametikohad ja haridus koos ametijuhendiga avaldatakse kodulehel.

Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame teenistujatele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga. Kandideerimisdokumente säilitame viis aastat.

Isikuandmete edastamine teisele asutusele ja isikule

Ilma isiku nõusolekuta saame isikuandmeid edastada kolmandatele isikutele, kes vajab nimetatud andmeid õigusaktidega ettenähtud ülesande täitmiseks.

Seaduse alusel edastab vallavalitsus kogutud andmeid järgmistele registritele:

  • Rahvastikuregister
  • Riiklik sotsiaalregister (STAR)
  • E-toimik: väärteomenetlejate portaal
  • Lemmikloomaregister

Kogutud isikuandmete säilitamine

Isikuandmeid sisaldavaid dokumente säilitatakse Saue Vallavalitsuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja jooksul. Kirjavahetust säilitatakse viis aastat. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel. Rahvusarhiivi poolt  arhiiviväärtusega dokumentideks hinnatud  dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni.

Õigus enda andmetega tutvuda ning nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda, esitades vastava taotluse vallavalitsusele.  Võimalusel väljastame andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse esitamisest.

Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peame enne andmete väljastamist veenduma taotleja isikusamasuses.

Andmete väljastamisest võib keelduda seaduse alusel. Isikuandmete kaitse seaduse kohaselt andmeid ei väljastata, kui see võib:

1) kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,

2) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,

3) raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,

4) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist, esitades vastava taotluse.

Juurdepääs ehitusprojektidele

Ehitus- ja kasutuslubade menetlemisel esitatakse vallale ehitusprojekte, mida vald säilitab ehitise toimikus kuni ehitise hävimise või lammutamiseni.

Ehitusprojektid on „Autoriõiguse seaduse" § 4 lg 3 p 14 kohaselt autorõigusega kaitstavad teosed. Autoriõigused kehtivad autori eluea ning 70 aastat peale tema surma. Ehitusprojektidele ei ole tulenevalt nende autoriõiguslikust kaitsest vaba juurdepääsu igaühel.

Avaliku teabe seaduse § 31 lg 5 sätestab, et teave, millele on seadusega kehtestatud juurdepääsupiirang või millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud, sealhulgas teave, millele juurdepääsu võimaldatakse seaduse alusel üksnes õigustatud huvi korral või millele juurdepääsuks on seadusega kehtestatud eritingimused, kord ja viisid, ei ole üldiseks kasutamiseks. Sama seaduse § 4 lg 3  kohaselt peab teabele juurdepääsu võimaldamisel olema tagatud autoriõiguste kaitse. Autoriõiguse seaduse § 12 lg 1 p 6  kohaselt kuulub autori isikliku õiguse hulka õigus otsustada, millal teos on valmis üldsusele esitamiseks ehk õigus teose avalikustamisele. Kuna ehitusprojektide esitamisel vallale ei ole autori poolt antud õigust teost üldsusele avalikustada, siis vallal ei ole õigus ehitusprojekte üldiseks kasutamiseks avalikustada selliselt, et igaüks vabalt sellega tutvuda saaks. Autori varaliste õiguste hulka kuulub autoriõiguse seaduse § 13 lg 1 p 1 ja 2 kohaselt autori õigus oma teost reprodutseerida (teha koopiad) ning teost levitada. Ehitusprojekti vallale menetluseks esitamisega ei ole vallale antud edasi nimetatud õigusi. Autoriõiguse seaduse § 18 lg 2 p 1 kohaselt ei ole autori nõusolekuta ja autoritasu maksmiseta ka isikliku kasutamise eesmärkidel lubatud reprodutseerida arhitektuuri- ja maastikuarhitektuuriteoseid. Seega ei ole vallal võimalik ka teabenõude korras ehitusprojektidest koopiad väljastada.

Tulenevalt eeltoodust on vallavalitsuse dokumentide loeteluga kehtestatud ehitusprojektidele juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 19 ning autoriõiguse seaduse § 12 lg 1 p 6  alusel. Põhjendtatud huvi korral on ehitusprojektiga võimalik tutvuda vallavalitsuses kohapeal, kuid koopiad ehitusprojektidest vallavalitsus ilma projekti autori nõusolekuta ei väljasta.