Isikuandmete töötlemine

Isikuandmed on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need andmed on.

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE ÜLDISED PÕHIMÕTTED

  • Vallavalitsuse tegevus on avalik. Meie dokumentidega võib tutvuda dokumendiregistri kaudu või teabenõude esitamisega. Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist käesolevad selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele meie veebilehel viidatakse (välislingid).
  • Töö käigus, nt kui te meile kirjutate või olete mõne menetluse osapooleks, koguneb meile ka isikuandmeid, sealhulgas eriliigilisi isikuandmeid. 
  • Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.
  • Eriliigilised isikuandmed on andmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta. Eriliigiliste isikuandmete loetelu on toodud isikuandmete kaitse üldmääruse artiklis 9.
  • Püüame ka oma sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks. Isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev; töötlemisel lähtume eesmärgipärasuse ja minimaalsuse printsiipidest; rakendame turvameetmeid, mis kaitsevad isikuandmeid ebaseadusliku juurdepääsu ja juhusliku kaotamise ning hävimise eest.
     

Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused

Te saadate meile taotluse, märgukirja või teabenõude

  • Meile saate edastada taotluse, märgukirja või teabenõude e-kirjaga, paberkirjaga või läbi e-teenuste keskkondade (Spoku, Arno, Saue OPIS, Haudi). Spoku ja Arno kaudu taotluste esitamisel teeb süsteem automaatpäringu rahvastikuregistrisse, päringu tulemusel tagastatakse Teie rahvastikuregistri andmed ning sõltuvalt taotluse sisust ka Teiega seotud isikute andmed. 
  • Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul Teie enda algatus meile taotluse esitamisel, selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutame Teie isikuandmeid Teie taotluse lahendamise või Teile vastamise eesmärgil.  
  • Kui peame Teie taotluse lahendamiseks tegema täiendavaid järelepärimisi, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.
  • Kui olete saatnud meile pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
  • Kirjavahetuse andmestik on avaliku teabe seaduse alusel nähtav meie avalikus dokumendiregistris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtav üksnes sõna „eraisik“. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid – juriidilise isiku kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
  • Eraisikutega peetav kirjavahetus on reeglina juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
  • Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).
  • Kirjavahetuse andmete säilitamise aeg on leitav dokumentide loetelust sarjatunnuse järgi. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. 
  • Õigusaktides sätestatud juhtudel võtame Teie taotluse lahendamiseks vastu otsuseid (nt vallavalitsuse korraldus, volikogu otsus, ametniku otsus). Kõik need dokumendid registreeritakse meie dokumendiregistris. Eraelulist teavet ja eriliiki isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda. Ainult isiku nime või isiku nime ja isikukoodi või sünniaega sisaldavale dokumendile võimaldame juurdepääsu dokumendiregistri kaudu. Vallavalitsuse ja volikogu õigusakte säilitame alatiselt.

Te esitate meile kaebuse või vaide või teie peale kaevatakse

  • Kui esitate meile kaebuse või vaide või Teie peale kaevatakse, kasutame Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
  • Kui meile saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
  • Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:
    • e-posti teel või
    • dokumendihaldussüsteemi iseteenistuse kaudu või
    • posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal).
  • Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutame aadressiandmeid, mida olete ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Samuti kasutame isiku ametlikku e-posti aadressi ([email protected], [email protected]).

Te olete väärteomenetluse osapooleks

  • Kui olete väärteomenetluse osapooleks, töötleme Teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik.
  • Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.
  • Menetlusosalisteks on menetlusalune isik ja tema kaitsja. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.
  • Väärteomenetluse seadustiku kohaselt ei loeta kaebuse/väärteoteate esitajat menetlusosaliseks. Materjalidega tutvumiseks peab väärteoteate esitaja esitama teabenõude, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
  • Oleme liitunud e-toimiku infosüsteemiga, mida kasutame väärteomenetluste läbiviimise eesmärgil, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistuse andmete edastamisel karistusregistrile). Põhimääruse kohaselt on e-toimiku infosüsteem kinnine. Siseneda saab üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.
  • Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Iseenda kohta saab küsida kõiki registriandmeid ning tasuta. Teise isiku väärteokaristuse kohta antakse küsijale teavet, kui trahvi suurus on vähemalt 50 trahviühikut või väärtegu on pandud toime korduvalt. Teise isiku kohta karistusregistri andmete küsimisel tuleb elektroonilise päringu eest maksta tasu ning paberdokumendi eest riigilõiv. Teatud isikuandmeid (aadress, kodakondsus jms) ning alaealise karistusandmeid ei väljastata. Täpsed nõuded karistusandmetele juurdepääsu kohta on karistusregistri seaduse 3. peatükis.
  • Seadus lubab meil väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kavatseme kasutada vaid väga tungival vajadusel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

Te osalete küsitluses, registreerute üritusele, tellite teavitusi

  • Personaalsete teavituste tellimisel töötleme Teie isikuandmeid üksnes tellitud teavituste saatmiseks.
  • Küsitlusel osalemisel avaldatakse andmeid statistika tegemise eesmärgil üksnes isikustamata kujul. Küsitluste puhul, millele vastajate vahel loositakse välja auhindu, töötleme Teie isikuandmeid Teiega ühenduse võtmiseks.
  • Üritustele registreerimisel töötleme Teie isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel Teiega ühenduse võtmiseks.

Te külastate vallavalitsuse haldushooneid

  • Vallamajja ja Haiba halduskeskusse oleme paigutanud valvekaamerad. Nende eesmärk on tagada haldushoonetes avalik kord, eelkõige seal viibivate isikute turvalisus ja vallavara säilimine. 
  • Kaamerapildi reaalajas jälgimise õigus on järelevalvespetsialistil. Reaalajas jälgitakse kaamerapilti üksnes ohu kahtluse või ohuolukorrapuhul. 
  • Kaamera salvestab ka pilti. Salvestisele on ligipääs abivallavanemal, järelevalvespetsialistil ja tema asendajal.
  • Valvekaamerad võiva samal eesmärgil olla paigutatud ka haldushoonete ümbrusesse ja üldkasutatavatesse ruumidesse. Sellisel juhul paigutame valvekaamera mõjualale eelnevale alale nähtavale kohale sellest teavitava sildi.
  • Salvestisi kasutame vaid korrarikkumiste või turvaintsidentide korral korrarikkuja tuvastamiseks, kahju tekitaja väljaselgitamiseks ja olukorra analüüsimiseks.
  • Salvestist säilitame vähemalt üks kuu pärast salvestamise päeva, kuid mitte kauem kui üks aasta, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti.  Kui salvestist on vaja kasutada väärteo- või kriminaalmenetluses, säilitame salvestist menetluse lõpuni.

Te kandideerite meile tööle

  • Tööle kandideerimisel töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale töökohale.
  • Sobivuse hindamiseks kogume Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
  • Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
  • Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:
  • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
  • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
  • kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
  • Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
  • Kui kandideerite meile praktikale, kehtivad isikuandmete töötlemise osas samad nõuded, mis tööle kandideerides.

Juurdepääs ehitusprojektidele

Ehitus- ja kasutuslubade menetlemisel esitatakse vallale ehitusprojekte, mida vald säilitab ehitise toimikus kuni ehitise hävimise või lammutamiseni. 
 
Ehitusprojektid on autoriõiguse seaduse § 4 lg 3 p 14 kohaselt autorõigusega kaitstavad teosed. Autoriõigused kehtivad autori eluea ning 70 aastat pärast tema surma. Ehitusprojektidele ei ole tulenevalt nende autoriõiguslikust kaitsest igaühel vaba juurdepääsu. 
 
Avaliku teabe seaduse § 31 lg 5 sätestab, et teave, millele on seadusega kehtestatud juurdepääsupiirang või millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud, sealhulgas teave, millele juurdepääsu võimaldatakse seaduse alusel üksnes õigustatud huvi korral või millele juurdepääsuks on seadusega kehtestatud eritingimused, kord ja viisid, ei ole üldiseks kasutamiseks. Sama seaduse § 4 lg 3  kohaselt peab teabele juurdepääsu võimaldamisel olema tagatud autoriõiguste kaitse. Autoriõiguse seaduse § 12 lg 1 p 6  kohaselt kuulub autori isikliku õiguse hulka õigus otsustada, millal teos on valmis üldsusele esitamiseks ehk õigus teose avalikustamisele. Kuna ehitusprojektide esitamisel vallale ei ole autori poolt antud õigust teost üldsusele avalikustada, siis vallal ei ole õigus ehitusprojekte üldiseks kasutamiseks avalikustada selliselt, et igaüks vabalt sellega tutvuda saaks. Autori varaliste õiguste hulka kuulub autoriõiguse seaduse § 13 lg 1 p 1 ja 2 kohaselt autori õigus oma teost reprodutseerida (teha koopiad) ning teost levitada. Ehitusprojekti vallale menetluseks esitamisega ei ole vallale antud edasi nimetatud õigusi. Autoriõiguse seaduse § 18 lg 2 p 1 kohaselt ei ole autori nõusolekuta ja autoritasu maksmiseta ka isikliku kasutamise eesmärkidel lubatud reprodutseerida arhitektuuri- ja maastikuarhitektuuriteoseid. Seega ei ole vallal võimalik ka teabenõude korras ehitusprojektidest koopiad väljastada.
 
Tulenevalt eeltoodust on vallavalitsuse dokumentide loeteluga kehtestatud ehitusprojektidele juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 19 ning autoriõiguse seaduse § 12 lg 1 p 6  alusel. Põhjendatud huvi korral on ehitusprojektiga võimalik tutvuda vallavalitsuses kohapeal, kuid koopiad ehitusprojektidest vallavalitsus projekti autori nõusolekuta ei väljasta.

Kontakt

Mare Rabi

dokumendi- ja teabehaldur, andmekaitsespetsialist

Viimati uuendatud 12.03.2024

Kas sellest lehest oli abi?